Digitale Transformation wird oft als grosses Projekt gedacht: neues ERP, neue Prozesse, Migration, Schulung und ein fester Termin für den Wechsel. Für viele Unternehmen ist das nicht der einzige mögliche Weg.
Eine digitale Struktur kann auch dort beginnen, wo ein konkreter Prozess heute Aufwand verursacht. Weitere Prozesse können später auf derselben Grundlage ergänzt werden.
Ein Prozess reicht für den ersten Tag
Ein Unternehmen besteht aus vielen Abläufen. Kunden, Verkauf, Projekte, Dokumente, Zeiterfassung, Lager, Kommunikation und weitere Prozesse können unterschiedlich organisiert sein.
Wenn alles gleichzeitig verändert werden soll, wird Digitalisierung schnell zu einem eigenen Grossprojekt. Dabei kann ein einzelner Prozess bereits ein sinnvoller Anfang sein.
| Ausgangspunkt | Möglicher erster Schritt |
|---|---|
| Kundendaten liegen verteilt | Kunden und Kontakte auf einer gemeinsamen Datenbasis führen |
| Verkauf läuft über mehrere Kanäle | Artikel, Bestand und Kunden für Kasse und Onlineshop zusammenführen |
| Projektarbeit wird manuell dokumentiert | Projekte, Aufgaben und Zeiten gemeinsam führen |
| Dokumente liegen verteilt | Dokumente strukturiert erstellen, versionieren und zuordnen |
| Veranstaltungen werden separat verwaltet | Ticketing und Kontakte verbinden |
Ein Prozess ist der Anfang
Wenn ein Unternehmen mit einem einzelnen Prozess beginnt, sollte die Lösung nicht als isolierte Einzellösung gedacht werden.
Ein Kundenkontakt kann später für einen Verkauf relevant sein. Ein Verkauf kann mit einem Artikel und einem Bestand verbunden sein. Ein Projekt kann mit Zeiten und Dokumenten verbunden werden.
Die Reihenfolge kann dabei vom Unternehmen bestimmt werden. Entscheidend ist, dass die Datenstruktur weitere Schritte zulässt.
Beispiel: vom Kunden zum gemeinsamen Datenbestand
Ein möglicher Einstieg ist die Kundendatenbank. Mit yoCRM können Kontakte geführt und segmentiert werden.
Später kann derselbe Kontakt in weiteren Abläufen verwendet werden. Beispielsweise im Verkauf, bei Tickets oder bei Kommunikation über yoMail.
| Phase | Prozess | Gemeinsame Information |
|---|---|---|
| 1 | Kunde erfassen | Kontakt |
| 2 | Kunde segmentieren | Kontakt, Interessen und Eigenschaften |
| 3 | Verkauf | Kontakt und Verkauf |
| 4 | Kommunikation | Kontakt und Mail |
| 5 | Weitere Prozesse | bestehender Kontakt als Grundlage |
Der zweite Prozess nutzt die Daten, die der erste angelegt hat.
Beispiel: vom Verkauf zum Bestand
Im Handel kann ein weiterer Einstieg über den Verkauf erfolgen. yoPOS und yoShop verwenden denselben Artikelstamm. Der Bestand wird zwischen beiden Bereichen gemeinsam geführt.
Ein Artikel wird für Kasse und Onlineshop einmal angelegt.
Wenn später Kundendaten oder weitere Abläufe ergänzt werden, kann diese Struktur weiterverwendet werden.
Beispiel: vom Projekt zur operativen Struktur
Bei Gewerbe- und Dienstleistungsunternehmen kann ein Projekt der Ausgangspunkt sein. yoBase kann für Projekte und Aufgaben eingesetzt werden. yoTime ergänzt die Zeiterfassung.
Dokumente können mit yoDocs erstellt, versioniert und ausgegeben werden. Kommunikation kann über yoMail aus demselben Datenstamm erfolgen.
Weitere Arbeitsschritte können im selben System entstehen.
Bestehende Systeme müssen nicht alle gleichzeitig verschwinden
Eine schrittweise Transformation bedeutet auch, dass bestehende Systeme nicht automatisch am ersten Tag ersetzt werden müssen.
Für jeden Bereich kann entschieden werden, wann eine Ablösung sinnvoll ist. Ein neuer Prozess kann auf Yo aufgebaut werden, während andere Systeme zunächst weiterlaufen.
| Heute | Schrittweise Transformation |
|---|---|
| Viele Systeme gleichzeitig | Einen konkreten Prozess auswählen |
| Komplette Migration | Nur die benötigten Daten und Abläufe überführen |
| Ein fester Zielzustand | Struktur nach Bedarf erweitern |
| Alles oder nichts | Schritt für Schritt |
| Neues Projekt für jede Erweiterung | Bestehende Datenbasis weiterverwenden |
Der Partnerkreis für die Zwischenräume
Manche Unternehmensprozesse passen in kein bestehendes Standardmodul. Genau dafür ist der Partnerkreis da.
Partner können eigene Abläufe auf der Plattform aufbauen und an die Anforderungen ihrer Kunden anpassen.
Die Entwicklung wird dabei separat von der Lizenz betrachtet. Entsteht aus einem Kundenprojekt eine Lösung, die sich verallgemeinern lässt, kann sie nach den gemeinsamen Vorgaben als Modul weiterentwickelt werden.
So kann eine individuelle Anforderung der Ausgangspunkt für einen weiteren Baustein der gemeinsamen Plattform werden.
Die Kosten können ebenfalls schrittweise entstehen
Auch die Investition muss nicht vollständig am Anfang entstehen. yoBase bildet die Grundlage. Weitere Module können nach Bedarf aktiviert werden. Individuelle Entwicklung wird separat kalkuliert.
| Kosten | Funktion |
|---|---|
| yoBase: CHF 35.00 je Monat | Grundlage für zentrale Verwaltungs- und Prozessfunktionen |
| Zusätzliches Modul: CHF 25.00 je Monat | Nur die benötigte Funktion aktivieren |
| Aufschaltung: CHF 250.00 einmalig | Einrichtung je Instanz |
| Partnerkreis / Entwicklung | Individuelle Prozesse und Anpassungen |
Damit kann der Umfang der Plattform mit dem tatsächlichen Bedarf wachsen.
Der entscheidende Unterschied ist die Datenbasis
Schrittweise Digitalisierung braucht eine Bedingung: Jeder neue Schritt baut auf der bestehenden Datenbasis auf, statt eine neue Insel zu erzeugen.
Die gemeinsame Datenbasis ist der Kern. Ein weiterer Prozess kann auf vorhandenen Kontakten, Artikeln, Projekten oder Dokumenten aufbauen.
Die Transformation kann so zu einer fortlaufenden Entwicklung derselben digitalen Struktur werden.
Die digitale Organisation darf sich verändern
Ein Unternehmen bleibt nicht fünf Jahre lang gleich. Neue Angebote entstehen. Abteilungen verändern ihre Abläufe. Unternehmen werden zusammengeführt. Neue Vertriebskanäle kommen hinzu.
Eine fertige Software kann einen bestimmten Zustand gut abbilden. Eine offene Plattform muss zusätzlich mit Veränderungen umgehen können.
Yo bildet darum nicht jeden möglichen Prozess von Anfang an fertig ab. Die Plattform soll die Grundlage dafür schaffen, dass Unternehmen ihre Prozesse selbst weiterentwickeln können.
Was das über fünf Jahre bedeutet
Die erste Investition ist nur der Anfang. Entscheidend ist, was nach mehreren Jahren vorhanden ist.
| Nach einigen Jahren | Getrennte Systeme | Gemeinsame digitale Grundlage |
|---|---|---|
| Kundendaten | mehrere Datenbestände | gemeinsamer Kundenbestand |
| Artikel | mehrfach gepflegt | gemeinsamer Artikelstamm |
| Prozesse | separate Anwendungen | verbundene Abläufe |
| Dokumente | verteilte Ablagen | strukturierte Zuordnung |
| Neue Anforderungen | neue Anwendung prüfen | bestehende Struktur erweitern |
Mit einer gemeinsamen Grundlage kann die nächste digitale Entwicklung auf dem bereits Erreichten aufbauen.
Digitalisierung als laufender Prozess
Eine digitale Transformation muss keinen definierten Endpunkt haben. Sie kann mit einem konkreten Problem beginnen und sich entlang der tatsächlichen Anforderungen entwickeln.
Planung bleibt wichtig: Datenmodell, Verantwortlichkeiten und technische Regeln müssen von Anfang an sauber aufgebaut werden. Der Umfang der ersten Umsetzung kann klein bleiben.
Fazit
Du musst am ersten Tag nicht wissen, wie deine digitale Organisation in fünf Jahren aussieht. Die Grundlage muss es ermöglichen, dass du sie trotzdem dorthin entwickeln kannst.
Das ist der Kern einer schrittweisen digitalen Transformation: auf einer gemeinsamen Datenbasis immer mehr Prozesse miteinander verbinden.
