La transformation numérique est souvent pensée comme un grand projet. Nouvel ERP, nouveaux processus, migration, formation et une date fixe pour le passage. Pour beaucoup d’entreprises, ce n’est pas la seule voie possible.
Une structure numérique peut aussi commencer là où un processus concret demande aujourd’hui des efforts. D’autres processus peuvent s’ajouter plus tard sur le même socle.
Un processus suffit pour le premier jour
Une entreprise se compose de nombreux processus. Clients, vente, projets, documents, saisie du temps, stock, communication et autres processus peuvent être organisés différemment.
Si tout doit changer en même temps, la numérisation devient vite un grand projet à part entière. Pourtant, un seul processus peut déjà être un début judicieux.
| Point de départ | Première étape possible |
|---|---|
| Les données clients sont dispersées | Gérer clients et contacts dans un ensemble de données commun |
| La vente passe par plusieurs canaux | Réunir les articles, le stock et les clients pour la caisse et la boutique en ligne |
| Le travail de projet est documenté à la main | Gérer ensemble les projets, les tâches et le temps |
| Les documents sont dispersés | Créer, versionner et attribuer les documents de façon structurée |
| Les événements sont gérés à part | Relier billetterie et contacts |
Un processus est le début
Si une entreprise commence par un seul processus, la solution ne devrait pas être pensée comme une solution isolée.
Un contact client peut plus tard compter pour une vente. Une vente peut être liée à un article et à un stock. Un projet peut être relié à des temps et à des documents.
L’ordre peut être fixé par l’entreprise. L’essentiel est que la structure des données permette d’autres étapes.
Exemple : du client à l’ensemble de données commun
Un point d’entrée possible est la base de données clients. Avec yoCRM, les contacts peuvent être gérés et segmentés.
Plus tard, le même contact peut servir dans d’autres processus. Par exemple dans la vente, pour les billets ou pour la communication via yoMail.
| Phase | Processus | Information commune |
|---|---|---|
| 1 | Saisir le client | Contact |
| 2 | Segmenter le client | Contact, intérêts et caractéristiques |
| 3 | Vente | Contact et vente |
| 4 | Communication | Contact et e-mail |
| 5 | Autres processus | contact existant comme socle |
Le deuxième processus utilise les données que le premier a créées.
Exemple : de la vente au stock
Dans le commerce, un autre point d’entrée peut passer par la vente. yoPOS et yoShop utilisent le même référentiel d’articles. Le stock est géré en commun entre les deux domaines.
Un article est créé une seule fois pour la caisse et la boutique en ligne.
Si des données clients ou d’autres processus s’ajoutent plus tard, cette structure peut continuer à servir.
Exemple : du projet à la structure opérationnelle
Dans les entreprises artisanales et de services, un projet peut être le point de départ. yoBase peut servir aux projets et aux tâches. yoTime ajoute la saisie du temps.
Avec yoDocs, les documents peuvent être créés, versionnés et émis. La communication peut passer par yoMail, depuis le même référentiel de données.
D’autres étapes de travail peuvent naître dans le même système.
Les systèmes existants n’ont pas tous à disparaître en même temps
Une transformation progressive signifie aussi que les systèmes existants n’ont pas à être remplacés d’office dès le premier jour.
Pour chaque domaine, il est possible de décider quand un remplacement est judicieux. Un nouveau processus peut être construit sur Yo, pendant que d’autres systèmes continuent d’abord de fonctionner.
| Aujourd’hui | Transformation progressive |
|---|---|
| Beaucoup de systèmes en même temps | Choisir un processus concret |
| Migration complète | Transférer seulement les données et processus nécessaires |
| Un état cible fixe | Étendre la structure selon les besoins |
| Tout ou rien | Avancer pas à pas |
| Nouveau projet pour chaque extension | Réutiliser l’ensemble de données existant |
Le cercle de partenaires, entre les modules
Certains processus d’entreprise n’entrent dans aucun module standard existant. C’est précisément le rôle du cercle de partenaires.
Les partenaires peuvent construire leurs propres processus sur la plateforme et les adapter aux exigences de leurs clients.
Le développement est considéré séparément de la licence. Si un projet client produit une solution généralisable, elle peut être développée en module selon les règles communes.
Ainsi, une exigence individuelle peut devenir le point de départ d’une nouvelle brique de la plateforme commune.
Les coûts peuvent aussi venir pas à pas
L’investissement, lui aussi, n’a pas à être entièrement consenti au départ. yoBase constitue le socle. D’autres modules peuvent être activés selon les besoins. Le développement individuel est calculé séparément.
| Coûts | Fonction |
|---|---|
| yoBase : CHF 35.00 par mois | Socle pour les fonctions centrales de gestion et de processus |
| Module supplémentaire : CHF 25.00 par mois | Activer seulement la fonction nécessaire |
| Mise en service : CHF 250.00 une fois | Mise en place par instance |
| Cercle de partenaires / développement | Processus individuels et adaptations |
Ainsi, l’étendue de la plateforme peut croître avec les besoins réels.
La différence décisive est l’ensemble de données
La numérisation progressive exige une condition. Chaque nouvelle étape s’appuie sur l’ensemble de données existant, au lieu de créer un nouvel îlot.
L’ensemble de données commun est le cœur. Un autre processus peut s’appuyer sur les contacts, articles, projets ou documents existants.
La transformation peut ainsi devenir un développement continu de la même structure numérique.
L’organisation numérique peut évoluer
Une entreprise ne reste pas la même pendant cinq ans. De nouvelles offres apparaissent. Les départements changent leurs processus. Des entreprises sont regroupées. De nouveaux canaux de vente s’ajoutent.
Un logiciel fini peut bien refléter un état donné. Une plateforme ouverte doit en plus savoir gérer le changement.
Yo ne couvre donc pas chaque processus possible de façon achevée dès le départ. La plateforme doit créer le socle qui permet aux entreprises de faire évoluer elles-mêmes leurs processus.
Ce que cela signifie sur cinq ans
Le premier investissement n’est qu’un début. L’essentiel est ce qui existe après plusieurs années.
| Après quelques années | Systèmes séparés | Socle numérique commun |
|---|---|---|
| Données clients | plusieurs ensembles de données | fichier clients commun |
| Articles | gérés plusieurs fois | référentiel d’articles commun |
| Processus | applications séparées | processus reliés |
| Documents | espaces de stockage dispersés | attribution structurée |
| Nouvelles exigences | examiner une nouvelle application | étendre la structure existante |
Avec un socle commun, la prochaine évolution numérique peut s’appuyer sur l’acquis.
La numérisation comme processus continu
Une transformation numérique n’a pas besoin d’un point final défini. Elle peut commencer par un problème concret et évoluer selon les exigences réelles.
La planification reste importante : modèle de données, responsabilités et règles techniques doivent être proprement construits dès le départ. L’étendue de la première réalisation peut rester petite.
Conclusion
Le premier jour, tu n’as pas besoin de savoir à quoi ressemblera ton organisation numérique dans cinq ans. Le socle doit te permettre de la faire évoluer malgré tout dans cette direction.
C’est le cœur d’une transformation numérique progressive : relier toujours plus de processus sur un ensemble de données commun.
