In vielen Unternehmen liegen Informationen in unterschiedlichen Systemen, Dateien und Abteilungen. Das ist nicht automatisch ein Zeichen für eine schlechte Organisation. Abteilungen entwickeln eigene Abläufe, weil sie unterschiedliche Aufgaben haben und unterschiedliche Informationen benötigen.
Die Herausforderung entsteht dort, wo diese Daten und Prozesse später miteinander verbunden werden sollen.
Genau hier setzt der Ansatz von Yo an: mit einer offenen Grundlage, die Schritt für Schritt erweitert werden kann.
Dateninseln sind häufig das Ergebnis gewachsener Strukturen
Eine Abteilung arbeitet mit ihrem System. Eine andere führt ihre Daten in einer eigenen Anwendung. Weitere Informationen liegen in Dokumenten, Datenablagen oder spezialisierten Lösungen.
Mit der Zeit entstehen dadurch getrennte Datenbestände und unterschiedliche Prozesslogiken.
Entscheidend ist, ob Informationen dort verfügbar sind, wo ein anderer Prozess sie benötigt.
Eine gemeinsame Plattform muss nicht alle Prozesse gleich machen
Der erste Reflex bei Dateninseln ist häufig die Vereinheitlichung: ein System, ein Prozess, eine Struktur. Für viele Organisationen ist das jedoch nicht die einzige Möglichkeit.
Vertrieb, Administration, Produktion, Service oder Marketing arbeiten unterschiedlich. Diese Unterschiede sind Teil der Organisation und können für die jeweilige Abteilung sinnvoll sein.
Eine gemeinsame digitale Grundlage muss deshalb nicht bedeuten, dass jede Abteilung denselben Ablauf erhält.
Gemeinsame Daten können dort entstehen, wo sie gemeinsam gebraucht werden. Die Prozesse dürfen trotzdem unterschiedlich bleiben.
Schritt für Schritt statt Grossprojekt
Yo ist darauf ausgelegt, eine digitale Struktur schrittweise aufzubauen.
Der Ausgangspunkt kann ein einzelner Prozess sein. Dieser Prozess wird auf der Plattform abgebildet. Später können weitere Abläufe und Daten dazukommen.
Abteilung · Prozess · Daten · weiterer Prozess · weitere Abteilung
Damit muss nicht zu Beginn die gesamte Organisation neu aufgebaut werden. Die gemeinsame Grundlage kann mit den tatsächlichen Anforderungen wachsen.
Die Arbeitsweise der Abteilung bleibt der Ausgangspunkt
Eine digitale Plattform sollte auch danach gedacht werden, wie Menschen und Abteilungen tatsächlich arbeiten.
Yo lässt deshalb unterschiedliche Prozesse zu. Bestehende Module können eingesetzt werden, wenn sie zum jeweiligen Ablauf passen. Wo ein Prozess anders aufgebaut ist, kann eine individuelle Lösung entwickelt werden.
Die Plattform kann sich so an den Anforderungen der Organisation orientieren.
Gemeinsame Daten dort, wo sie einen weiteren Prozess ermöglichen
Sinnvoll ist, Daten dort gemeinsam zu führen, wo sie für weitere Abläufe benötigt werden.
yoCRM kann beispielsweise einen gemeinsamen Kundenbestand bilden. Kontakte können segmentiert und mit Interessen und weiteren Eigenschaften ergänzt werden.
In einer Holding können Kundendaten für mehrere Partner freigegeben werden. Damit kann eine gemeinsame Datenbasis über mehrere Unternehmen hinweg aufgebaut werden, ohne dass jedes Unternehmen dieselben Prozesse verwenden muss.
Aus einer Dateninsel kann ein gemeinsamer Prozess werden
Der Aufbau kann mit einem konkreten Anwendungsfall beginnen.
- Ein konkreter Prozess. Eine Abteilung beginnt mit einem klar abgegrenzten Ablauf.
- Gemeinsame Grundlage. Die dafür benötigten Daten werden auf der gemeinsamen Plattform geführt.
- Ein weiterer Prozess. Weitere Abläufe können auf diese Daten zugreifen oder sie ergänzen.
- Weitere Abteilungen. Andere Bereiche können dieselbe Grundlage nutzen oder eigene Prozesse darauf aufbauen.
- Wiederverwendung. Wenn eine Lösung auch für andere Bereiche geeignet ist, kann sie weiterverwendet werden.
Beispiele aus der Yo Plattform
| Bereich | Module |
|---|---|
| Kunden und Verkauf | yoCRM kann den Kundenbestand führen. yoPOS oder yoShop können für Verkaufsprozesse ergänzt werden. |
| Projekte und Zeiten | yoBase kann Projekte und Aufgaben abbilden. yoTime kann für Zeiterfassung und Auswertung ergänzt werden. |
| Tickets und Kontakte | yoTicket kann Vorverkauf und Einlass abbilden. Ticketkäufer können als Kontakte in yoCRM geführt werden. |
| Dokumente und Kommunikation | yoDocs kann Dokumente erstellen und versionieren. yoMail kann Bestätigungen und Aussendungen aus demselben Datenstamm versenden. |
Bestehende Systeme müssen nicht gleichzeitig ersetzt werden
Ein schrittweiser Ansatz bedeutet auch, dass nicht jede bestehende Lösung gleichzeitig verschwinden muss.
Ein Unternehmen oder eine Abteilung kann mit einem klar definierten Prozess beginnen. Weitere Prozesse können später ergänzt werden.
So kann sich die gemeinsame Daten- und Prozessstruktur an der tatsächlichen Entwicklung der Organisation orientieren.
Die gemeinsame Grundlage wächst mit der Organisation
Unternehmen verändern sich. Abteilungen entwickeln neue Abläufe. Gesellschaften kommen hinzu. Neue Anforderungen entstehen.
Eine digitale Plattform muss deshalb den heutigen Zustand abbilden und offen genug sein, um weitere Prozesse aufzunehmen.
Genau darin liegt der Gedanke hinter der bewusst offenen Struktur von Yo:
Die Grundlage muss so aufgebaut sein, dass sie weiterentwickelt werden kann. Fertig sein muss heute nichts.
Für welche Organisationen ist dieser Ansatz interessant?
Ein schrittweiser Aufbau kann insbesondere für Organisationen interessant sein, bei denen mehrere Abteilungen, Unternehmen oder bestehende Systeme zusammenkommen.
- Unternehmen mit gewachsenen Systemlandschaften
- Organisationen mit unterschiedlichen Abteilungsprozessen
- Holdings mit mehreren Gesellschaften
- Unternehmen, die Daten schrittweise zusammenführen möchten
- Organisationen, die bestehende Prozesse nicht in einem einzigen Grossprojekt ersetzen möchten
Häufige Fragen
Was sind Dateninseln?
Dateninseln sind getrennte Datenbestände, Systeme oder Ablagen, die nicht oder nur begrenzt als gemeinsame Grundlage für andere Prozesse genutzt werden.
Müssen Dateninseln in einem einzigen Projekt aufgelöst werden?
Daten und Prozesse können schrittweise zusammengeführt werden. Ein konkreter Prozess kann den Ausgangspunkt bilden.
Müssen Abteilungen ihre bestehenden Prozesse anpassen?
Yo ist offen für unterschiedliche Prozesse. Bestehende Abläufe können als Ausgangspunkt für die digitale Abbildung dienen.
Kann eine Plattform unterschiedliche Abteilungen abbilden?
Ja. Unterschiedliche Abteilungen können unterschiedliche Module und Prozesse verwenden und trotzdem auf einer gemeinsamen Grundlage arbeiten.
Kann Yo bestehende Systeme schrittweise ersetzen?
Ein schrittweiser Aufbau ist möglich. Ein konkreter Prozess kann zuerst auf Yo abgebildet werden. Weitere Prozesse können später ergänzt werden.
Kann eine Holding mehrere Unternehmen auf einer Grundlage verbinden?
Ja. Yo kann für unterschiedliche Unternehmen und Gesellschaften eingesetzt werden. yoCRM kann einen gemeinsamen Kundenbestand für mehrere Partner abbilden, wenn die entsprechende Freigabe besteht.
Fazit
Dateninseln brauchen eine Grundlage, auf der Daten und Prozesse schrittweise zusammengeführt werden können.
Yo verfolgt deshalb einen offenen, modularen Ansatz. Ein Unternehmen oder eine Abteilung kann dort beginnen, wo ein konkreter Prozess besteht. Weitere Daten, Abläufe und Bereiche können später dazukommen.
Yo beginnt dort, wo dein Prozess beginnt.
