Dans beaucoup d’entreprises, les informations se trouvent dans différents systèmes, fichiers et départements. Ce n’est pas forcément le signe d’une mauvaise organisation. Les départements développent leurs propres processus, car ils ont des tâches différentes et ont besoin d’informations différentes.
Le défi naît là où ces données et processus doivent plus tard être reliés entre eux.
C’est précisément là qu’intervient l’approche de Yo : avec un socle ouvert, que l’on peut étendre pas à pas.
Les îlots de données sont souvent le résultat de structures historiques
Un département travaille avec son système. Un autre gère ses données dans sa propre application. D’autres informations se trouvent dans des documents, des espaces de stockage ou des solutions spécialisées.
Avec le temps, cela crée des ensembles de données séparés et des logiques de processus différentes.
L’essentiel est de savoir si les informations sont disponibles là où un autre processus en a besoin.
Une plateforme commune n’a pas à rendre tous les processus identiques
Face aux îlots de données, le premier réflexe est souvent l’uniformisation : un système, un processus, une structure. Pour beaucoup d’organisations, ce n’est pourtant pas la seule possibilité.
Vente, administration, production, service après-vente ou marketing travaillent différemment. Ces différences font partie de l’organisation et peuvent être judicieuses pour chaque département.
Un socle numérique commun ne signifie donc pas que chaque département reçoit le même processus.
Les données communes peuvent naître là où elles servent en commun. Les processus peuvent malgré tout rester différents.
Étape par étape
Yo est conçu pour construire une structure numérique de façon progressive.
Le point de départ peut être un seul processus. Ce processus est repris sur la plateforme. Plus tard, d’autres processus et données peuvent s’ajouter.
Département · processus · données · autre processus · autre département
Ainsi, il n’est pas nécessaire de reconstruire toute l’organisation dès le départ. Le socle commun peut croître avec les exigences réelles.
La façon de travailler du département reste le point de départ
Une plateforme numérique devrait aussi être pensée selon la façon dont les personnes et les départements travaillent réellement.
C’est pourquoi Yo admet des processus différents. Les modules existants peuvent être utilisés s’ils conviennent au processus concerné. Là où un processus est construit autrement, une solution individuelle peut être développée.
La plateforme peut ainsi s’orienter selon les exigences de l’organisation.
Des données communes là où elles permettent un autre processus
Il est judicieux de gérer les données en commun là où d’autres processus en ont besoin.
yoCRM peut par exemple constituer un fichier clients commun. Les contacts peuvent être segmentés et complétés par des intérêts et d’autres caractéristiques.
Dans une holding, les données clients peuvent être partagées avec plusieurs partenaires. Ainsi, un ensemble de données commun peut se construire sur plusieurs entreprises, sans que chacune doive utiliser les mêmes processus.
Un îlot de données peut devenir un processus commun
La construction peut commencer par un cas d’usage concret.
- Un processus concret. Un département commence par un processus bien délimité.
- Socle commun. Les données nécessaires sont gérées sur la plateforme commune.
- Un autre processus. D’autres processus peuvent accéder à ces données ou les compléter.
- Autres départements. D’autres domaines peuvent utiliser le même socle ou y construire leurs propres processus.
- Réutilisation. Si une solution convient aussi à d’autres domaines, elle peut être réutilisée.
Exemples de la plateforme Yo
| Domaine | Modules |
|---|---|
| Clients et vente | yoCRM peut gérer le fichier clients. yoPOS ou yoShop peuvent s’ajouter pour les processus de vente. |
| Projets et temps | yoBase peut gérer les projets et les tâches. yoTime peut s’ajouter pour la saisie du temps et l’analyse. |
| Billets et contacts | yoTicket peut gérer la prévente et le contrôle d’entrée. Les acheteurs de billets peuvent être gérés comme contacts dans yoCRM. |
| Documents et communication | yoDocs peut créer et versionner des documents. yoMail peut expédier confirmations et envois depuis le même référentiel de données. |
Les systèmes existants n’ont pas à être remplacés en même temps
Une approche progressive signifie aussi que toutes les solutions existantes n’ont pas à disparaître en même temps.
Une entreprise ou un département peut commencer par un processus bien défini. D’autres processus peuvent s’ajouter plus tard.
Ainsi, la structure commune des données et des processus peut suivre l’évolution réelle de l’organisation.
Le socle commun grandit avec l’organisation
Les entreprises changent. Les départements développent de nouveaux processus. Des sociétés s’ajoutent. De nouvelles exigences apparaissent.
Une plateforme numérique doit donc refléter l’état actuel et rester assez ouverte pour accueillir d’autres processus.
C’est précisément l’idée derrière la structure délibérément ouverte de Yo :
Le socle doit être construit de façon à pouvoir évoluer. Aujourd’hui, rien n’a besoin d’être fini.
Pour quelles organisations cette approche est-elle intéressante ?
Une construction progressive peut être intéressante surtout pour les organisations où se rejoignent plusieurs départements, entreprises ou systèmes existants.
- Entreprises avec des parcs informatiques historiques
- Organisations avec des processus différents selon les départements
- Holdings avec plusieurs sociétés
- Entreprises qui veulent réunir leurs données pas à pas
- Organisations qui ne veulent pas remplacer les processus existants en un seul grand projet
Questions fréquentes
Que sont les îlots de données ?
Les îlots de données sont des ensembles de données, systèmes ou espaces de stockage séparés. Ils servent peu ou pas de socle commun à d’autres processus.
Les îlots de données doivent-ils être supprimés en un seul projet ?
Les données et processus peuvent être réunis pas à pas. Un processus concret peut servir de point de départ.
Les départements doivent-ils adapter leurs processus existants ?
Yo est ouvert à des processus différents. Les processus existants peuvent servir de point de départ à la numérisation.
Une plateforme peut-elle réunir différents départements ?
Différents départements peuvent utiliser des modules et des processus différents, tout en travaillant sur un socle commun.
Yo peut-il remplacer pas à pas les systèmes existants ?
Une construction progressive est possible. Un processus concret peut d’abord être repris sur Yo. D’autres processus peuvent s’ajouter plus tard.
Une holding peut-elle relier plusieurs entreprises sur un socle ?
Yo peut servir à différentes entreprises et sociétés. yoCRM peut tenir un fichier clients commun pour plusieurs partenaires, si l’autorisation de partage correspondante existe.
Conclusion
Les îlots de données demandent un socle sur lequel données et processus peuvent être réunis pas à pas.
C’est pourquoi Yo suit une approche ouverte et modulaire. Une entreprise ou un département peut commencer là où existe un processus concret. D’autres données, processus et domaines peuvent s’ajouter plus tard.
Yo commence là où commence ton processus.
